SZPONZORÁLT TARTALOM
Beragad a papír a nyomtatóba? Kifogyott a tintapatron? A szkenner fényévekre van az irodától? Ki ne találkozott volna már ezekkel a problémákkal irodai munkája során? Éppen ezért új iroda berendezésekor, költözéskor, vagy csak ha szeretnénk átrendezni, optimalizálni már meglévő irodahelyiségünket, nem árt, ha átgondoljuk a nagyobb irodai eszközök helyét, funkcionalitását.
Sok minden függ attól, hogy milyenek az iroda adottságai, szerkezete és attól is, hogy mekkora hely áll rendelkezésre. Fontos a munkavégzés jellege, a kollégák kényelme és persze az újítással, átszervezéssel járó költségek is számítanak. Nézzük, hogy milyen eszközök kellenek egy jól felszerelt irodába? Milyen szempontokat vegyünk figyelembe a kiválasztás során?
Miért fontos, hogy minőségi és megbízható legyen az irodai eszközparkunk?
Amennyiben eldöntöttük, hogy új eszközökre van szükség, ne csak a költségekre helyezzünk hangsúlyt. A minőségi termékek nyilvánvalóan magasabb áron kaphatóak, azonban nagy valószínűséggel megbízhatóbbak és többnyire hosszabb garanciát is kapunk ezekre a termékekre a gyártótól, vagy a forgalmazótól.
A munkatársak egész biztosan jobban érzik magukat egy megbízható irodai környezetben, hiszen nem jó, ha minden egyes nyomtatás, szkennelés, vagy az asztali gép működtetése állandó problémákba ütközik. Egy-egy pörgősebb időszakban kifejezetten komoly időveszteség ezekkel a macerákkal foglalkozni, hiszen a szoros határidők, leadások éppen elég stresszt jelenthetnek a kollégáknak.
Milyen szempontok alapján válasszunk?
Számos kérdés merülhet fel bennünk, az ideális eszközválasztással kapcsolatban. Fontos is, ha alaposan átgondoljuk, hiszen komolyabb befektetésről van szó, amely hosszú távon biztosítja irodai működésünk hatékonyságát.
Iroda elhelyezkedése, nagysága, elrendezése
Nézzük először is az irodát! Amennyiben az kicsi és kevés hely áll rendelkezésre, akkor az adott paraméterekhez igazodva válasszunk eszközöket. Az is lehet, hogy nem mindenkinek jut hely az irodában (a munkavállalók között megoszlanak a home office napok), vagy nem is kell mindenkinek egyszerre bent lenni. Ilyenkor egyszerűbb laptopot adni a munkatársaknak, amellyel szabadon mozoghatnak irodán belül és kívül is. A nyomtatást is megoldhatjuk egy kisebb nyomtatóval, ha szkennelni is kell, akkor már találhatunk olyan kisebb méretű nyomtató, szkenner kombinációt, amely nem foglal nagy helyet.
A nagy irodában persze nagyobb eszközök is elférnek, itt például érdemes átgondolni az eszközök elhelyezését. Lehetőleg központi helyet foglaljanak el, így mindenki számára könnyen elérhetővé válik a nyomtatás, szkennelés etc.
Felhasználóbarát eszköz: könnyű használat
A munkatársak ne kelljen sokat bajlódni az eszközökkel, legyen egyszerű a beüzemelésük és a használatuk egyaránt. Fontos, hogy az apróbb hibaelhárításokat a kollégák is meg tudják oldani (papír beragadása, patron csere), ne kelljen szerelőt hívni minden alkalommal. Az sem árt, ha a karbantartás is egyszerű, vagy nem kell túl gyakran ellenőrizni a gépek működését, mindez a gördülékeny irodai működést támogatja.
Teljesítmény
Mérlegeljük, hogy mennyit használjuk az eszközöket. Ha sokat nyomtatunk, akkor mindenképpen szükségünk lesz egy nagy teljesítményű gépre! Kevesebb papírmunka esetén pedig felesleges óriási összegeket költeni egy ipari nyomtatóra, ami ráadásul nagy helyet is igényel.
Alapvető eszközök
Nyomtató, fénymásoló, szkenner külön, vagy egyben?
További kérdés lehet, hogy egy-egy gépet szerezzünk be az adott funkcióra, vagy válasszunk multifunkciós eszközt? Itt is fontos a használat gyakoriságát mérlegelni, illetve a munka jellegét. Egy reklámügynökségnél például fontos lehet a prezentáció minősége nyomtatott formában is. De akár egy belső építészetre szakosodott irodában is kiemelt szerep juthat a minőségi szkennelésnek és nyomtatásnak.
PC vagy laptop?
Szintén dilemma lehet, hogy PC vagy laptop legyen a munkatársak alapvető eszköze, esetleg mindkettő? Egy dokkolóval egyszerűen megoldható az irodai monitor használata, ráadásul a két monitor sok szempontból előnyös lehet. Ha dokumentumokat, terveket kell összehasonlítani, vagy szerződéseket javítani, összevetni, mindenképpen hasznos, de például fordításhoz is nagyon jól jön!
Ha viszont a munkatársak keveset tartózkodnak az irodában, sok a külsős munka, vagy rugalmasan dolgoznak, akkor elég a laptop, amely könnyen hordozható, mobilis munkaeszköz.
Design és funkció
Igazán trendi és stílusos irodákhoz nem kötelező, de jó, ha eszközeink is „passzolnak” egyrészt ez jó ízlésről, másrészt igényességről is árulkodik. Ne feledjük, hogy irodánkba jöhetnek külsős ügyfelek tárgyalni, éppen ezért is fontos a jó elrendezés és ha a vállalati image megkívánja, akkor a dizájn is lényeges lehet!
